Management Assistant (m/w/d)

Unterstütze die Führungskräfte, wo Entscheidungen getroffen werden.

Als Executive Assistant bei ILI.DIGITAL sorgst Du für Fokus, Klarheit und eine verlässliche Ausführung in einem schnelllebigen, professionellen Umfeld. Du arbeitest eng mit dem Senior Management zusammen, agierst als vertrauensvoller operativer Partner und trägst direkt zur Effizienz und Effektivität der Organisation bei (Teilzeit möglich).

• Du verwaltest Kalender, Meetings und Prioritäten für Führungskräfte und gewährleistest strukturierte Abläufe sowie eine optimale Zeiteinteilung.
• Du bereitest Tagesordnungen, Briefings, Präsentationen und Entscheidungsdokumente vor, um fundierte Managemententscheidungen zu ermöglichen.
• Du übernimmst die zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Führung, internen Teams und ausgewählten externen Stakeholdern.
• Du verfolgst Aufgaben und unterstützt die Umsetzung von Managementinitiativen zu übergreifenden Organisationsthemen.
• Du stellst professionelle Dokumentation, strukturierte Informationsverwaltung und zuverlässige Nachverfolgung sicher. Du unterstützt administrative und organisatorische Themen wie Bürokoordination, Reiseplanung und die Logistik vor Ort.
• Du gehst mit sensiblen und vertraulichen Informationen mit höchster Diskretion um.

• Nachweisliche Erfahrung als Executive Assistant, Senior Assistant oder in einer vergleichbaren professionellen Unterstützungsrolle.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit zur Priorisierung, kombiniert mit einer proaktiven und strukturierten Arbeitsweise.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit modernen Office- und Kollaborationstools.
• Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und dabei eng mit den Zielen der Führungskräfte abgestimmt zu bleiben.

„To be ILI“ bedeutet, sich auf Reisen zu begeben, um Innovationen wiederzubeleben. Es steht für Berufung, Engagement und Leidenschaft. Wir sind ein hochselektiertes Team mit absolutem Fokus: Wo wir Innovationspotenzial wahrnehmen, starten wir die Gespräche und setzen aktiv Impulse.

Vorteile

Da wir nicht nur fordern, sondern auch fördern, bieten wir eine steile Lernkurve und zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Zusätzlich bieten wir

• Ein dynamisches Team mit offenen, unterstützenden Kollegen
• Kurze Kommunikationswege, flache Hierarchien und schnelle Umsetzung
• Modernes Büro mit Dachterrasse, Barista-Kaffee, Fitnessraum und großartiger Aussicht
• Internationales Team mit Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• After-Work-Events wie Grillabende, Ausflüge und mehr